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今年は経理を担当されている方にとっては大きな変化があった年ではないでしょうか。10月からはじまった「インボイス制度」と来年1月に施工される「電子帳簿等保存法」の改正。対応に苦慮された方も多いのでは。今回はこのうち「電子帳簿等保存法」に関するお助けツールのご紹介です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法（以下「電帳法」）とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認めた法律です。定められている保存の区分は大きく３つあります。

電帳法により「スピーディーに経理処理できる」「経理のデジタル化を通じて生産性を向上する」「経理担当のテレワーク推進」が図れるとされています（国税庁の取組紹介より）。とはいえ、一概に経理担当者の負担が減る、とは言えません。

「①電子的に授受した取引情報をデータで保存」「②電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」に関しては、比較的対応しやすいものですが、「③紙で受領・作成した書類を画像データで保存」についてはきちんと対応しないと、かえって負担が増えてしまうことになるからです。

紙で受領した領収書の扱い

手書きなどの紙で発行された領収書は「紙のまま保存」するか「電子データとして保存（スキャナ保存）」するかが選べます。「紙のまま保存」しておけば、手間が今までと変わらないのでは？と思われるかもしれませんがそうでもありません。2024年1月１日以降は、データで送られてきた帳簿や書類は「データのまま保存」することが義務付けられ「印刷して保存」することは認められません。つまり同じ領収書でも、データで保存するものと紙で保存するものに別れてしまうため「管理の手間」が増えてしまうのです。

手書きなどの領収書をスキャンしたり撮影したりしてデータとして保存しておけば、一元管理することができます。とはいえ、ここにもまたハードルが。電子保存するためには下表のように、各データに細かい設定が必要になります。

作業効率化の強いミカタ

領収書やレシートを１枚ずつスキャンして、記録項目を手入力して、タイムスタンプ(※)をつけて保存。そこから会計ソフトに入力するための仕訳をして、また入力。考えるだけで「できないんじゃない？」と後ろ向きになってしまいそうです。

そこで活躍するのが「PCA Hub eDOC 複合機連携 for RICOH」。大きく３つの機能が作業効率化をサポートしてくれます。

・複数枚にわたる領収書を１ファイルに保存する機能
・小さなレシートや手書き領収書をまとめて読み込み保存する機能
・出力する機能

複数ページにわたる領収書は、読み込むと１ファイルにまとまります。「２ページ目がどこかにいっちゃった？」ということがなくなります。
小さな領収書類は、複数枚まとめてスキャンするだけでそれぞれ別ファイルに。レシートタイプの領収書や、手書き領収書の処理が格段に楽になります。

スキャン後には記録が義務付けられている項目（日付、金額、取引先）のほか、キーワード登録ができるようになっています。振り返りたいときにはキーワードで簡単に検索ができます。

在宅勤務のミカタにも

複合機で読み込んだデータは「PCA Hub eDOC」というクラウドに自動保存。支社や営業所など、離れた場所にある拠点で読み込まれた領収書類も一括で保管されるため、本社での管理が楽になります。これまで難しかった在宅勤務中の書類確認も可能になります。

また、複合機を使うから出力もお手のもの。他拠点から送られてきた領収書を「念のため紙で確認したい」ときもすぐに出力ができます。

さらにオプションを追加すると作業効率は大幅にアップ！「タイムスタンプオプション」はタイムスタンプを自動で付与することができます。また「AI-OCRオプション」は記録項目を領収書から自動で取り込んでくれます。

「PCA Hub eDOC」からPCA会計にデータを取り込むことができるため、仕訳と起票にかかっていた手間も省けます。これまでのフローと比べると一目瞭然！約60％もの作業効率化が実現できます。

このシステムは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認証する、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」も取得済。安心して使えます。

不安ばかりが先行しがちな２つの法改正ですが、システムを上手に使って効率化を図るいいチャンスかもしれません。